Blog

(Leestijd: 2 - 4 minuten)

U wilt, net als iedereen, uw evenement fotograferen. Waar moet u op letten?


De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent 6 grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens. Fotograferen is ook verwerken en dient aan één van deze 6 grondslagen te voldoen. CPRM krijgt veel vragen over het fotograferen op evenementen en wat wel en niet mag. Hieronder wat inleidende informatie gevolgd door wat praktische tips.

Grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens:

  1. De betrokken persoon geeft toestemming voor het verwerken
  2. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
  3. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting
  4. De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen
  5. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag
  6. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de organisatie of van de derde partij aan wie zij de gegevens verstrekt.

Toestemming: Waar moet het aan voldoen?


In de meeste gevallen zal het gaan om de grondslag ‘toestemming’. In sommige gevallen valt het onder journalistieke uitzondering. De fotograaf moet nog steeds een grondslag hebben voor het publiceren van foto’s. De fotograaf zal zich meestal beroepen op ‘algemeen belang’ als grondslag. Dit als zijstap. In geval van evenementen, groot of klein, heeft u toestemming nodig van betrokkenen. Hier zijn regels voor:

  • U moet kunnen aantonen dat de betrokkenen toestemming heeft gegeven
  • U moet het verzoek om toestemming in begrijpelijke, gebruikelijke taal presenteren
  • U mag niet verzoeken combineren zoals: ‘door het aanvinken gaat u akkoord met onze privacy voorwaarden én gaat u akkoord met het versturen van een nieuwsbrief’. U moet de betrokkenen voor ieder verzoek een aparte toestemming vragen.
    • Houd er rekening mee dat de betrokkene altijd hun verzoek weer kan intrekken. Zo kennen wij een praktijkvoorbeeld waarbij men een bedrijfsfilmpje had gemaakt en betrokkene er geen deel meer van uit wilde maken. Het filmpje liep daardoor niet en was daarmee onbruikbaar.
    • De toestemming moet vrijelijk worden gegeven. ‘Want anders….’ – dat mag niet. U mag niemand verplichten toestemming te geven en u mag ook niemand straffen wanneer zei weigeren toestemming te geven.

Volwassenen versus kinderen

Kinderen jonger dan 16 jaar mogen niet zelf toestemming geven. Alleen mensen met gezag (ouders, voogd, etc) kunnen dit. Foto’s maken op evenementen gericht op kinderen is niet verstandig, tenzij u van tevoren via alle ouders toestemming heeft geregeld.

Tips:

  • Geef duidelijk van tevoren aan dat er foto’s worden gemaakt tijdens uw evenement. Gebruik hiervoor geen kleine lettertjes maar wees open en transparant.
  • Vraag om toestemming. Gebruik hiervoor de hierboven genoemde regels.
  • Wanneer bezoekers een badge dragen, maak dan gebruik van rode stickers zodat de fotograaf bij het bewerken van de foto hier rekening mee kan houden. Let wel, de betrokkene kan geen bezwaar maken tegen een foto van diens achterhoofd bijvoorbeeld. Het gaat erom dat iemand niet-herkenbaar in beeld komt. Zijaanzicht en vooraanzicht.

Advies:

  • Bij het invullen van bijvoorbeeld een toestemmingsverklaring mag u alleen informatie vragen die noodzakelijk is. Dit is in de meeste gevallen alleen een naam. Dit is belangrijk omdat u volgens de AVG geen gegevens mag verwerken die niet noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor u het wilt gebruiken. U moet dit ook kunnen onderbouwen.
  • Zorg dat u op uw website duidelijk maakt hoe betrokkenen hun toestemming kunnen intrekken. Maak gebruik van een formulier. U bent verplicht om binnen 30 dagen te reageren.
  • Vergeet niet uw eigen bestanden ook aan te passen. Zo voorkomt u dat u, in geval van het moeten terugplaatsen van een back-up, oude niet-aangepaste foto’s terugplaatst. U bent hiermee dan in overtreding en kunt een boete ontvangen.

Gratis Download

Download hier een voorbeeld van een toestemmingsverklaring voor fotografie bij evenementen

Image source